בעיות ביישום ERP- שיעור 4

בעיות ביישום ERP (ממצאים מהמחקר ע"מ 683)

1.חיכוכים ועיכובים- פרויקטים של ERP  מתאפיינים בחיכוכים ועיכובים.

א. חיכוכים עם הספק- כאשר אני מביא מערכת מידע אני תלוי בספק שלי עד יומה האחרון של המערכת. וזה יוצר המון בעיות כאשר אני לא בקשר טוב עם הספק. ארגונים אומרים שברגע שהם הכניסו מערכת לארגון נוצרו חיכוכים עם הספק. (לדוגמא- חברת הראל וחברת מערכות מידע NESS. בערך 3 חודשים אחרי הסיפור הזה היה סיפור עם חברת מע"צ וחברת "תלדור". כמה חודשים אחרי זה פרקליטות המדינה  החליטו לעבור למערכת ERP וגם שם העניין התפוצץ עם NESS).

 למה נוצרים החיכוכים האלו? 

• המנהלים של הארגון שמביא את הERP לא שותפים מספיק בתהליך של הכנסת המערכת החדשה. החברה של המערכת החדשה אין מספיק ידע על הארגון, ואין שיתוף פעולה בין הארגון אשר קונה את המערכת לגוף שמוכר את הארגון. ואז יש בעיות.
• בארץ מי שקונה תוכנה בטוח שהספק חייב להפסיד. אפילו הממשלה עובד בשיטה הזאת. כולם מוכרים בהפסד פרויקטים של ERP. בשלב הראשון הלקוח סוחט את הספק. ובשלב שני הספק מתחיל לסחוט את הלקוח. כלומר- בשביל לתפוס את הלקוח מתחילים  בהפסד. ואחרי זה  סוחטים את הלקוח.

ב.התמשכות הפרויקטים מעל ומעבר לזמן המתוכנן- כניסת המערכת לקחה הברה יותר זמן ממה שתכננו.

ג. עלויות גבוהות מהתקציב-  כאשר נכנסנו לerp  התקציב היה X ועם הזמן העלות רק עלתה.

ד. חיכוכים עם הדירקטוריון- שלא רק שהכניסה לERP גרמה למריבות בין הארגון לספק, אלא התחילו ריבים בין הדרג האסטרטגי לבין הדרג הטקטי. לעבור  לERP זו החלטה אסטרטגית. כאשר ההנהלה מבקשת מהדירקטוריון להכניס מערכת מידע חדשה הם נותנים זמן ותקציב  שצריך. בד"כ הם לא עומדים בזמן ובתקציב וזה יוצר חיכוכים בין בדרגים.

2. בעיות בתחום כוח האדם

א. התנגדות מנהלים ועובדים לERP – מסתבר שיש לאנשים ובעיקר למנהלים התנגדות לERP . בני אד הם יצורים שמרנים, ולכן אם אני מכיר מערכת שנים ואז לוקחים אותה ממני אז הביטחון של האדם מתערער. ולכן הוא לא ירצה להחליף   את המערכת הישנה בחדשה. והתהליכים העסקים מתנהלים על פי הerp  ולא על פי העובדים ולכן עובדים מתנגדים לזה.  בארגון אנשים תופסים כוח אם הם שולטים במשהו שיש לו כוח. מידע זה דבר חשוב שמי ששולט על זה יש לו כוח. ולכן עש שהגיע הerp  כל אחד היא שליטה על מידע שונה. עכשיו כל אחד צריך לבקש אישור כדי להיכנס לerp . וקיימת בקרה על המערכת . ולכן קיימת התנגדות.

ב. צורך בהתאמת רמת המנהלים- ככל שבארגון יש מערכות מידע יותר מוצלחות  וחכמות אני צריך מנהלים ברמה יותר גבוה , כל מנהל במקצוע שלו.

ג. קושי בהדרכה על המערכת ERP – הארגונים שנכנסו לERP אמרו שהם לא ידעו  והעריכו איזה קושי זה להדריך את העובדים  איך עובדים על המערכת עצמה. המערכות מאוד מורכבות ומסובכות. ולכן יש צורך בהרבה הדרכה. חלק גדול מההדרכה על ERP היא הדרכה אחד על אחד.  רוב הארגונים אמרו שהם לא הקדישו מספיק זמן ותקציב להדרכה של העובדים על הERP.

3. בעיות במעבר למערכת החדשה

א. העברת הנתונים מהמערכות הישנות- כאשר יש לי מערכת מידע ישנה ואני עובר למערכת מידע חדשה אני חייב להעביר את הנתונים מהמערכת הישנה לחדשה. איך אני מעביר נתונים ממערכת למערכת? בד"כ למערכת ישנה יש מאפיינים טכנולוגים שונים מבנה הנתונים הוא שונה,אני עושה צעד שנקרא בעברית "הסבת נתונים". אני מסב את הנתונים. אני לוקח נתונים מהמידע הישנה ע"י תוכנה שמסבה לי את הנתונים לתוכנה אחרת כך שיתאימו למערכת החדשה. זה יכול לקחת שבועות להכין את התוכנה.  אבל אם יש לי הרבה מערכות בידידות ואני צריך עכשיו להעביר את הנתונים של כולם פנימה למערכת החדשה. ואז לכל אחד  אני  צריך לבנות ממשק כדי להסב את הנתונים במערכת הישנה. ולכן אני צריך הרבה ממשקים שונים.  אבל הבעיה היא עוד הרבה יותר סבוכה- מדוע? יכול להיות שהנתונים על לקוחות , למשל, חוזרים על עצמם במערכות הבדידות . ויכול להיות שהמידע אינו זהה ותואם. זה יוצר עוד בעיה.

נניח שאני מכניס נתונים על עובדים, אבל אני רוצה גם נתון של צבע עיניים ואין את הנתון הזה במערכת המידע הישנה. אז אני רוצה ליצור אותו. ואז אני צריך להושיב אנשים כדי שיצרו אפשרות להזין את הנתונים הללו. ולכן את התהליך של הסבת נתונים יכול לקחת כמה חודשים.

יש עוד דבר שנקרא "טיוב נתונים"= לעשות את הנתונים יותר טובים (מהמילה טוב). יש חברות שמתעסקות בהסבת הנתונים וטיוב נתונים.

ולכן יש צורך לפתור את בעיית הזמן- ע"י הרצה במקביל=  חצי שנה קודם אני מתחיל בפעולות של ההסבה של נתונים מהמערכת הישנה לחדשה. ובינתיים אני עובד על המערכת הישנה. ואז כל טרנזקציה שקורת במערכת הישנה במהלך הכמה חודשים אני עושה גם במערכת הישנה וגם בחדשה. כך ביום המיועד למעבר למערכת החדשה אני מפסיק לעבוד עם המערכות הישנות ובבוקר אני מתחיל לעבוד עם המערכת החדשה כאשר כל הנתונים כבר נמצאים בה ומעודכנים.

עכשיו יש דילמה- מצד אחד המנהלים רוצים שתקופת ההסבה תהיה כמה שיותר ארוכה כדי שיהיה להם זמן להעביר את הנתונים ולוודא שהכול תקין, אבל מצד שני הם רוצים שההסבה תהיה כמה שיותר קצרה כי כל  תקופת  ההסבה הם צריכים לעבוד עם 2 מערכות במקביל. וזה מאוד מקשה על העבודה. ולכן המנהלים בארגון צריכים למצוא את דרך האמצע. בהרבה ארגונים יש עם זה בעיה , לא מתכננים את זה מספיק טוב. והארגון עסוק בהסבה יותר מאשר בהכנסת המערכת החדשה.

ב.קושי בהפעלת היישומים – אמרו הארגונים שעברו לERP , כאשר התחלנו לעבוד עם הERP היו המון בעיות, הדברים לא הלכו חלק. העובדים התלוננו. לוקח לארגון זמן ללמוד את המערכת החדשה. ובERP זה מאוד בולט הגלל הקושי והמורכבות. אם הקושי נמשך שנה ויותר זה עלול לגרום בעיות אדירות לארגון.

לסיכום- היתרונות עולים על החסרונות בErp  , עובדה שארגונים עדיין עוברים למערכות מסוג ERP.

מערכת ארגונית אחרת- חוץ מERP  היא CRM.

CRM = ניהול קשרי לקוחות, זו גם סוג של מערכת ארגונית. והרעיון שעומד מאחורי הCRM הוא- הדבר הכי חשוב שי לארגון זה לקוחות, החברה מתפרנסת מלקוחות, יותר לקוחות יותר פרנסה. ולכן האוצר הכי גדול שיש לחברה זה לקוחות. לכן אנחנו  רוצים לטפל טוב בלקוחות אבל יש הרבה ממחלקות בחברה שקשורות ללקוחות. למשל- הנהלת חשבונות גבייה, שיווק, מכירות, מחלקת תובלה, מחלקת שירות לקוחות. כדי שלא יהיה בלגן בואו נעשה מערכת מידע אחת בכל מה שקשור ללקוח. ואת כל המידע על הלקוח נאסוף במערכת מידע אחת וכולם ישתמשו במערכת הזאת. וככה הקימו מערכת מידע ארגונית CRM.

ERP יותר התחיל בגלל צרכים כמו צרכים של מחלקת כספים, כוח אדם, וכו.

המטרה העליונה של מערכת CRM היא שימור לקוחות. CRM זו תפיסת עולם, והמערכת מידע באה להוציא לפועל ולאפשר את התפיסה הזאת. הרבה ארגונים טועים וקונים מערכת מידע של CRM אבל בסופו של דבר זה מוליד כישלון, הם לא הביאו  לכך שהעובדים והמנהלים יבינו את המשמעות של CRM ואין שימוש נכון במערכת.