מערכת ארגונית- מערכת מידע ERP- שיעור 3
מערכת ארגונית- מערכת מידע ERP
ERP - enterprise resources planning- תאגיד תכנון משאבים.
זו לא מערכת מסוימת- זו תפיסה. כלומר יש כל מיני ERP. אין ERP שחברה מכינה לעצמה. חברה לא יכולה להרשות לעצמה לבנות לעצמה ולתחזק ERP. ולכן יש חברות שמקימות ERP שמוכרות לארגונים את המערכות שהם יצרו. אבל כולם בנויים על התפיסה שאין שמה מערכות בדידות. אלא זו מערכת אחת שמקיפה את על הנתונים לארגון.
יש בעיה עם נושא ה-ERP מבחינת ההגדרה שלו- אין חוק בעולם או תקן למה היא ההגדרה של ERP. ולכן כל אדם שני יכול לבנות תוכנה עם 4 פקודות ולקרוא לזה ERP.
מקור ראשון-
קבוצת( Aberdeen group 2004). = זו קבוצה גדולה שחוקרת תחומים של ניהול . יושבת בארה"ב. בוסטון. הם עשו מחקר על ERP ל- SMB.
SMALL AND MEDIEM BUISNISES –כל תחום מערכות המידע העולם נחלק ל-2 קבוצות – ארגונים SMAL AND MEDIEM, וארגונים של ENTERPRISE.
הם בדקו האם ה-ERP מתאימה לעסקים קטנים- בינוניים. תוצאה- היא מתאימה לחברות קטנות ובינוניות.
למסמך עצמו קוראים- the abc's of ERP
במסמך זה-בעמוד 1- מנסה Aberdeen להגדיר מה היא מערכת ERP .
מקור שני-
AN EXECUTIVE PRIMER = תקציר מנהלים
העולם מתנהל על בסיס תקצירי מנהלים. ההחלטות לצאת למלחמה, ההחלטות לפתוח סניפים בחול, ההחלטות למנות מנכלים-הן החלטות של מנהלים. כל סוף שנה יש צורך לפרסם דוחות של החברה. אין דירקטור בעול שקורא את הדוח. וגם החוק לא דורש שיקראו את זה. ולכן עושים תקציר מנהלים. ואותו החוק מחייב לקרוא. (תקציר מנהלים יהיה בין 3 ל-4 עמודים). אבל בכל זאת צריך לפרסם את הדוח המפורט בשביל שאם משהו לא יהיה מובן בתקציר מנהלים אפשר לפנות לדוח הראשי. ואז הדירקטוריונים לפי תקציר המנהלים מחליט החלטות. אנחנו יכולים לצטט מהתקציר מנהלים.
הגדרה של ERP- מערכת ERP זה מערכת שצריך להיות לה 5 מאפיינים הבאים:
מערכת מודולרית- הוא מתחלק למודולים ולתת-מודולים. הוא ניתן לפירוק, מערכת יכולה להגיע ל10 מודולים. והמודולים עצמם יכולים להתחלק ל15 תת מודולים. ואז יכול להיות בERP יש לי מעל 100 מודולים ותת- מודולים. תוכנת ERP מתחלקת למודולים מכיוון שמיליונים של חברות קונות את התוכנות בעולם, וכל חברה יש לה אופי שונה וצרכים שונים. ולכן התוכנה ניתנת לפירוק. מכיוון שלא כל חברה צריכה את הכול. למשל- עיריית תל אביב לא צריכה מודול של ייצור. אבל היא צריכה את שאר המודולים. לכן כל ERP רציני חייב להיות מודולרי.
כל חברה בונה לעצמה את הקומבינציה של מודולים ותת-מודולים שהיא צריכה. וזה הופך למערכת אחת.
תוכנה אינטגרלית- זה לא מערכות בדידות אלא זו מערכת אחת משולבת. מה זה מערכת משולבת? בתוך הERP יש כל מיני מנגנונים , אחד מהם הוא " ישויות משותפות" = זה ישות מידע משותפת. דוגמאות לישויות משותפות בERP - בבסיס הנתונים יש ישות משותפת של עובדים- כלומר נתונים של עובדים. שמשים במודולים שונים ובתת מודולים שונים. וככה נוצרת האינטגרציה. הישות הזאת משמשת את כל המחלקות אשר צריכות נתונים על העובדים. קיימת גם ישות משותפת של פריטים, של לקוחות ושל ספקים. והנתונים הללו משמשים את המחלקות הרבות בארגון. אלו ישויות שהן קיימות בכל ERP. בד"כ יש ב ERP - 10 ישויות משותפות. (20 זה הרבה מדי). ומי שקובע כמה ישויות משותפות יש היא החברה שבנתה את התוכנה ולא החברה שקנתה את החברה. דוגמה נוספת לישות משותפת היא – ישות משותפת של אתרים. הכוונה למקומות פיזיים. מאתר אחד הגיע אלי ההזמנה ויש אתר אחר שאני צריך לשלוח אותו לאתר אחר, ואת החשבונית של העסקה אני צריך להעביר לאתר אחר. ואת הכסף אני מעביר לאתר רביעי. סה"כ 4 אתרים בעסקה אחת. אני צריך לדעת אינפורמציה על הרבה אתרים. איזה אינפורמציה- מה הסמכויות של כל אתר, מי האיר שאיתו צריך לתקשר? מה הכתובת? מה ההפרש שעות בין כל אתר לאתר?
ואז יש לי ישות משותפת של אתרים. קיימת גם ישות משותפת של שפות. כאשר יש לי תוכנה של חברה עולמית התוכנה היא בשפות שונות אבל אותה תוכנה. כאשר ישהו מזין מידע ביפן למערכת אפשר לראות את המידע בישראל על אותה המערכת. והישויות המשותפות יוצרות את התכונה של אינטגרטיביות.
ERP זאת מערכת שהיא לא מתעסקת עם זרימת המידע רק בתוך הארגון אלא גם אל מחוץ לארגון. היא קולטת דברים מחוץ לארון ומוציא דברים מחוץ לארגון. לכל ארגון יש שני קשרים עיקריים מחוץ אליו- B2B , B2C
B2B - הקשר בין הארגון לספקים - אני יכול דרך הERP לעשות הזמנה אל הספק, היא תבחר איזה ספק. הספר יכול להוציא לי את החיוב דרך הERP .
B2C- זה הקשר בין הארגון ולקוחותיו הלקוח יכול לקנות באמצעות הERP.
אני יכול להוציא ללקוח חשבונית. אני יכול לשלוח ללקוחות הודעות מהERP.
- מערכת ERP מבוססת על תהליכים עסקיים חוצי ארגון- כאשר מתבצעת עסקה מתבצע תהליך שלם בתוך המחשב. זה עושה את כל התהליכים וקושר כל מיני מודולים ותת מודולים בעת העסקה. כל ERP מושתת על תהליכים עסקיים . ומי שקובע את התהליך העסקי יהיה בתוכנה זו החברה שיצרה את הERP.
- מה שקורה היום זה שארגונים צריכים להתאים את עצמם למערכת במקום שהמערכת תותאם לארגון. וזה בעייתי. ולכן ארגון צריך לשנות את תהליכיו העסקיים. יש מצבים שב-2 ERP יש את אותו תהליך עסקי יש לו את אותו השם- אבל הם לא בדיוק מתנהלים באותה צורה. וזה יוצר עוד בעיה.
- תהליך עסקי- O2C- הזמנה לתשלום (של לקוח)- זה התהליך העסקי הארוך ביותר והמורכב ביותר . כל התהליך מתחיל מהרגע שהלקוח ביצע את ההזמנה ועד שהלקוח שילם את הכסף להזמנה.
- P2P- רכש לתשלום – אני מזמין מספק ומשלם לספק.
- עובד לשכר- מתחיל מקליטה של עובד חדש דרך כל מה שעובר על העובד הזה (התייצבויות בעבודה, משכורת ) .
- חוזה לחידוש- כאשר יש ללקוח חוזה אצלי, כמו חוזה לשרות, אני יכול לדעת פרטי החוזה, ההתחייבויות שלי אליו , כמה שרות הוא הזמין. ועוד מידע. . ובמידע הזה אני משתמש כדי לדעת האם לחדש את החוזה. המערכת גם תתריע את החברה כאשר יש צורך לחדש את החוזה עם הלקוח הבא.
- תחזית לתכנון- הוא מתחיל בתחזיות ונגמר בתכנון- נניח שאני חברה שמייצרת מעילי גשם, אני לא רוצה להגיע לסוף העונה עם מלא מעילים . אני צריך לחשוב על תחזיות, למשל- אם אני יודע שצפוי לרדת יותר גשם אז אני אייצר כמות גדולה של מעילים. אני אבדוק מתי ירד גשם. אני אעשה תחזית של הצבע של מעילים באותה שנה. מה לייצר- נשים או ילדים. = כל זה התכנון. זה תכנון לפי תחזית שאני עושה.
- קליק להזמנה- יותר ויותר מהמסחר העולמי נעשה באינטרנט. מכירות ועסקים נעשים באינטרנט. מכירה באינטרנט היא לא כמו מכירה במערכת (O2C). במערכת הלקוח מקבל ואז משלם. באינטרנט הלקוח קודם משלם ואז מקבל את המוצר.
- ERP זאת מערכת שכוללת את כל או את רוב היישומים העיקריים של הארגון- כלומר מערכת ERP זה מערכת שחייבת לכלול את כל היישומים העיקריים של הארגון או לפחות את רובם. (זה הרוב= כספים, כוח אדם, מלאי) .
מקור מס 3-
המקור השלישי הוא מחקר על ERP שנערך באקדמיה, באוניברסיטת סלוניקי ביוון, המחקר הזה בא לבדוק את היתרונות וחסרונות של הERP. הלכו חוקרים ופנו להרבה מאוד חברות , גופים, חברות פרטיות, משרדי ממשלה, ארגונים מסחריים. ושאלו אותם 3 סטים של שאלות. הסט הראשון- למה עברתם ממערכת בדידה לERP? הסט השני- האם הציפיות שלכם מהERP נענו? מה היתרונות שקיבלתם מהERP? הסט השלישי- מה היו הבעיות והקשיים במעבר לErp
המחברים של המאמר-
spathis .c.
- Constantinide .s. (2004)
- השם של המאמר- the usefulness of erp systems for effective management
- שם כתב העט- industrial management and data systems
חוברת מס 103\פרק 9
עמודים 677-685
יתרונות ה-ERP (ע"פ המקור השלישי (עמוד 682))
*אלו הן הממצאים מהמחקר הנ"ל.
יתרונות בתחום הלוגיסטיקה
קיצור זמן אספקה
- א. ארגונים שעברו לERP טוענים שזמן האספקה התקצר- התועלת בקיצור זמן האספקה היא שירות יותר טוב ללקוח. לקוחות מעדיפים זמני אספקה קצרים, ובכך אני מעלה אצלי את המכירות. (לעומת המתחרה שמספק יותר לאט את הסחורה). הקדמת זמני האספקה מקטינה עלויות כי אני חוסך הוצאות של ריבית, (יש ריבית על אחזקת מלאי). ובכך הגדלתי הכנסות והקטנתי הוצאות.
- חברות שעברו לERP הקטינו את המלאי שלה מבלי לפגוע בשרות הלקוחות- חברת סיסקו היא אחת מחברות הענק של מחשוב, היא מוכרת במיליארדים רבים בשנה. בענף טכנולוגיות המידע. החברה הזאת עברה לERP ובזכות המעבר לERP היא הקטינה את המלאי בהרבה, וע"י זה היא חסכה הרבה מאוד כסף.הקטינו את המלאי ב- 2.5 מיליארד דולר. הם חסכו מחסנים, עובדים במחסנים, חשמל במחסנים, שמירה על המחסנים,חסכנו בלאי של סחורה.
- הקטנת הטעויות בלוגיסטיקה- ברגע שיש לי טעויות יש גם עלות לתקן אותם.ולכן ברגע שיש לי פחות טעויות יש לי פחות הוצאות. ופחות טעויות נותנות שירות טוב יותר ללקוח . ויותר לקוחות מרוצים= יותר מכירות.
יתרונות בתקשורת
- הגדלת האינטגרציה בין היישומים בין המערכות- כל הרעיון של הERP זה שלא יהיו לי מערכות בדידות , אלא שכל האגפים ישולבו במערכת אחת והמידע יזרום.
- שיפור בתקשורת בין כל הגורמים- בתוך המחלקות עצמן, ובין המחלקות, ובין הארגון לארגונים אחרים יש זרימה של מידע בצורה .
- יתרונות בתחום קבלת ההחלטות- קבלת ההחלטות בארגונים הללו מאוד השתפרה.
- שיפור איכות הדוחות- גם עובדים וגם מנהלים משתמשים בדוחות כדי לקבל החלטות. הדוחות יותר שלמים, מעודכנים, מדויקים.
- קיצור זמן הפקת הדוחות- הERP מוציאה דוחות במהירות. ואז אני יכול לקבל החלטות יותר מהר.
- שיפור תהליך קבלת ההחלטות- כתוצאה משני הדברים מקודם גרמו לכך שההחלטות אשר מתקבלות בארגון הן החלטות יותר טובות.
שיפורים בתחום עיבוד הנתונים-
- קיצור זמן העיבוד של טרנזקציה- אם אותו כוח אדם אני יכול להספיק יותר עבודה. חיסכון בכוח אדם.
- תחזוקה קלה יותר של בסיסי הנתונים- כל מערכת מידע יש בסיס נתונים (זה בעצם מחסן שבתוכו מסודרים הנתונים). ברגע שמשתמשים במחסן נוצר בו בלאגן.יש אנשים שתפקידם לסדר את הנתונים, קוראים לתפקיד זה data base administrator . מהרגע שעברנו ל ERP מתייעלת עבודת התחזוקה של מבנה הנתונים. כי יש לי בסיס נתונים אחד. לפני הERP היה לי מלא בסיסי נתונים שכל אחד עובד עם תוכנה אחרת. ואז אני צריך פחות עובדים לתחזוקה של בסיס הנתונים מכיוון שיש לי רק בסיס נתונים אחד.