מודלים ניהולים במערכות מידע- שיעור 2

מודלים ניהולים:

• המודל הראשון- מודל אנטוני- על שם אנטוני שבנה מודל. אנטוני אומר שבכל ארגון הניהול מורכב מ-3 רמות של מנהלים. לא כל המנהלים הם מאותו סוג יש ביניהם 3 רמות. כל אחת מהרמות האלה עוסקת בדברים אחרים לגמרי ולכן היא צריכה מידע אחר לגמרי. ולכן מערכת המידע שלי  צריכה לספר מידע שישמושי לכל רמה.
• למשל- בבנק הפועלים יש יושב ראש, מנכ"ל ,  מנהל סניף  ומנהל אשראי ספקים בסניף.
•  
• 3 רמות ניהול- 
• SP- תכנון אסטרטגי- כל ארגון בראשו יושבים דרג עליון שהוא קובע את האסטרטגיה. מה הם המטרות שלי? מה התקציב שלי? מה השיטה שלי? וכן הלאה. זה הדרג של הדירקטוריון. דירקטוריון אחראי על תכנון האסטרטגיה. וקובע את התקציב, האיוש של התפקידים הבכיכרים.
• דירקטוריון- בכל ארגון יש דירקטוריון, אפילו בעסק של אדם אחד, ודירקטוריון הוא שולט וקובע בחברה והוא אחראי אישית למה שקורה בחברה. הדירקטוריון מייצג את בעלי המניות. לפי אחוז השליטה במניות בעל המניות ממן את כמות של דירקטוריונים. תפקידו ואחריותו של הדירקטוריון היא לא  טובת הבעלים אלא לטובת החברה.
• MC – דרג הבקרה הניהולית- בדרג הזה יושב המנכ"ל, וסמנכלי"ם, ההנהלה הקבועה והבכירה שמנהלת את הארגון ביום יום. והם מופקדים על ההוצאה לפועל של ההחלטות של הדירקטוריון. דרג זה נקרא הדרג הטקטקי.
• OC- בקרה תפעולית- מנהלי עבודה, ראשי צוותים , אחראי על המחסן, האחראי על האחזקה, ראש צוות הנהלת חשבונות, אלה מנהלים בתחומים שונים. והם צריכים באופן תפעולי להוציא אל הפועל את העבודה.
• 
  
• המידע במערכות מידע מתחלק ל-2:
• מידע ניהולי- זה מידע שהולך למנהלים. מנהל זה מי שמקבל החלטות. מידע ניהולי זה מידע שצריך לעזור למנהל לקבל החלטות.
• מידע תפעולי- מידע שהעובדים צריכים לצורך העבודה. למשל- מנהל מחסן צריך לדעת מה יש לו במחסן. זה מידע תפעולי.
• 
  
• כל אחד מהדרגים הללו חייב   לקבל מידע שונה .  ולכן אני מעצב בהתאם את מערכת המידע שלי.
• הדרג הבכיר לא צריך את המידע באופן שוטף. לכן זרימת המידע ממערכת המידע היא בהתאם. בדרגים הנמוכים המידע הוא שוטף.
• בדרג הבכיר המידע צריך להיות יותר כללי. בדרג הנמוך צריך מידע מפורט יותר. הדרג הבכיר צריך תמונה כוללת כדי לקבל החלטות.
• לדרג הבכיר יש צורך במידע יותר מגוון, מגוון גדול יותר של נושאים. בדרג הנמוך המידע הוא פחות מגוון. למשל- מנהל גבייה מתעסק רק בנושאי גבייה ולא מעבר. ולכן אין לא צורך במידע מגוון אלא רק מידע הקשור לגבייה.

• המודל  השני-  מודל ההיררכיה של מערכות המידע
• 
  
• קיימות מערכות מידע ברמות שונות. זה מודל התפתחותי- כלומר - שלא תמיד היו כל הרמות האלו, אלא שעם השנים התפתחה עוד רמה ועוד רמה.
• המודל הזה קובע- שכיום יש לנו 3 רמות של מערכות מידע. בארגון מסוים יכול להיות כמה מערכות ברמות שונות.

הרמה הראשונה- tps- מערכת לעיבוד תנועות

זה הבסיס של כל מערכת מידע. אין מערכת מידע שאין בה את הרמה של tps . עיבוד תנועה- זה הפעולה הבסיסית שעושה מערכת מידע. מערכת מידע בנויה על עיבוד של תנועות.

למשל- אני מנהל מחסן, ורשום לי במערכת כמה יש לי מכל פריט.  אם מכרתי חלק מהפריטים אני מספר הפריטים במחסן משתנה. תנועה זה התהליך שמשנה את המספר פריטים במלאי.

 תנועות מתרחשות גם בכוח אדם, או במחלקת כספים, בבנקים. כל נתון שנכנס למחשב זה תנועה.  כל הזמן נתונים מתעדכנים. יכול להיות במערכת מליונים של תנועות ביום.

התנועות באשר הן מחולקות ל -2 קטגוריות- 

תנועות מקוונות- הכוונה ל–online , בעצם עיבוד התנועה מתבצע עם התרחשות האירוע.

תנועות אצווה- batch- הפירוש-  חבילה, זו שיטה שבה אני אוסף את התנועות ופעם בכמה זמן אני מעדכן את המידע .

למשל- במערכת מידע לניהול משאבי אנוש יש לי נתונים על העובד כמו מצב משפחתי של העובד. מידע ש נשואים או גירושים, החלפת כתובת, קידום בעבודה, אוספים הכול לחבילה, יש לי חבילה של תנועות.  ולכן במחלקת כוח אדם התנועות הן תנועות באצווה.

בתחילת המחשבים כל התנועות היו תנועות של אצווה, ככל שהמערכות משתכללות  יותר ויותר מערכות הם מערכות שעובדות עם תנועות מקוונות.  אבל תמיד נצטרך גם תנועות באצווה וגם תנועות מקוונות.

למשל- בבתי מלון יש מיני בר בחדרים, פעמיים ביום עובר מישהו בחדר, פותח את המקרר ורושם מה חסר כאשר הוא יודע מה היא התכולה המקורית. ואת הנתונים שהוא אוסף  הוא מכניס למערכת פעם ביום (בד"כ בלילה). היום ברוב הארצות , עובדים עם מיני בר בתנועה מקוונת . ברגע שהוצאת  בקבוקון וויסקי נשלחת תנועה  מקוונת למערכת ע"י חיישנים במקרר. 

במערכת tps יש הרבה בדיקות, איזה בדיקות?

בדיקות שנועדו לסננן שגיאות שנכנסות. (למנוע טעויות)

אין אף מערכת מידע שכל הנתונים שלה הם מדויקים.  השאלה היא כמה טעויות יש לי? אני צריך לשאוף לסננן טעויות.  רמת ה- tps  היא הרמה עם הכי הרבה בדיקות המיועדות לסינון טעויות. קיימות 2 סוגי בדיקות:

אם נכנסת תנועה והיא לא עוברת את הבדיקה היא נשלחת לדוח שגויים.  למשל- אם הכנסתי 1000 תנועות ביחד, 989 עברו ועודכנו, והשאר שלא עבר את בדיקת התקינות או בדיקת הסבירות ונשלח לדוח השגויים. ומשם אני בודק את הבעיה ומטפל בה.

רשומה- המידע הרחב במערכת מורכב מרשומות. למשל- במערכת של כוח אדם כל עובד זה רשומה. במערכת בצבא כל חייל הוא רשומה.

 שדה – כל רשומה מתחלקת לשדות. שדה זה פריט מידע ששיך לאותה רשומה. למשל- הרשומה הוא העובד- השדות הם – שם פרטי, שם משפחה. וכל הרשומות בנויות מאותם שדות.

 תו – זה או אות או ספרה או סימן מיוחד (פסיק, וכו).  כל שדה מורכב מתווים.

בדיקות תקינות- באה לבדוק שדות. אני קובע על איזה שדות אני רוצה לעשות בדיקת תקינות. כל בדיקת תקינות נעשית תמיד על שדה. והבדיקה הזאת באה  לבדוק האם השדה עומד במאפיינים שאני קבעתי לשדה. אני קובע לשדה מאפיינים. וברגע שנכנסת תנועה לשדה מסוים והתנועה אינה עומדת במאפיינים שקבעתי אז התנועה הולכת ישר לדוח שגויים.

דוגמאות לבדיקות תקינות-

1. קביעת אורך השדה. כמו- ת"ז זה תמיד אותו מספר של ספרות. , ועוד. ואם המידע שנכנס אין בו את מספר הספרות שקבעתי אז הנתון לא ייקלט.

2.קביעת סוג השדה- כל שדה יכול להיות אחד מתוך 3 סוגים.

שדה נומרי (ספרתי)

שדה אלפבתי (אותיות)

שדה אלפאנומרי (אותיות + ספרות)

כלומר כל שדה אני יכול להגדיר מראש מה הוא יהיה מתוך ה-3.

3.קביעת חלקים של השדה מראש- כמו תחילת מספר הנייד .  (050, 052, 054)

 בדיקות סבירות-  הם מתרחשות על שדות מסוימים, והן מתייחסות לתוכן של השדה. אני קובע מה זה סביר ומה זה לא סביר.

לדוגמא- בארגון יש נתון " שנת הלידה"  של העובד. לא יכול להיות שעובד נולד ב- 1600 ולכן אני יכול לקבוע לפי גילאי העובדים שלי אלו נתונים אינם סבירים שיכנסו למערכת. ואז אני קובע שבשדה של "שנת לידה" לא יכנסו נתונים לא מתאימים. 

1.אני קובע ערך או מינימום או מקסימום או גם וגם ומשווה אותו לערך חיצוני.

2.  אני מחליט על סבירות לתכנים של שני שדות שונים- מערכת מידע של מרשם האוכלוסין, ילדים שהם פחות מגיל 16 רשומים אצל האימא. אני יכול להחליט שהשדה הזה חייב להיות נמוך לפחות בעשר שנים מהשדה השני. מתוך הגיון שהאימא לא ילדה את הילד לפני גיל 2.5 .

עוד סוג של בדיקה-

ספרת ביקורת-  זאת שיטה של בדיקה לtps כדי לקלוט ולסנן שגיאות שנכנסות. ספרת הביקורת היא תוצאה של נוסחה שמופעלת על הת"ז שלך למשל.

בראשית, כל מערכות המידע היו ברמת tps  .

הבעיות בכתיבת הכול בעיפרון- 

 הספק- אתה לא מספיק.

טעויות -  נוצרו טעויות.

ולכן החליטו להעביר הכול למערכות מידע. היום מחשבים מסוגלים לעשות אין ספור של פעולות בשנייה. אבל עם הזמן נוצרו דרישות חדשות.

הרמה השנייה- MIS- מערכות מידע ניהוליות

יש במערכת tps, ויכולות נוספות.

במערכת mis יש יכולות שונות:

1.יכולות סטטיסטיות. – התפלגויות של דברים.

2.יכולות של השוואה- מכירות השנה לעומת מכירות בשנה שעברה.

3.תחזיות- המערכת mis  יכולה לתת לי תחזית.

4. יכולת – ניהול ע"פ חריגים- זו הסקולה האמריקאית, ונקודת המוצא שלה היא שמנהל באשר הוא לא מסוגל לדעת על כל מה שקורה וגם לא צריך. והמנהל קובע מה הוא כן צריך לדעת. אני קובע מה חריג בעיני ולכן אני מעוניין לראות את הנתון.

למשל- אני אומר למחשב אל תביא לי את כל מה שיש מכל פריט, קובעים מלאי מינימום לכל פריט, וכאשר מספר הפריטים מהפריט המסוים מגיע למלאי המינימום שלו הנתון מופיע לי.  כלומר- מה שירד ממלאי המינימום שלי יצא ברשימה כל יום.

הרמה השלישית-EIS- מערכת מידע להנהלה הבכירה

מודלים כלכליים מתוחכמים- למה שלא נשבץ את המודלים הכלכלים להנהלה הבכירה עם מידע על מגמות, ועוד.

• ברמת הEIS מקבלים מידע פנימי שנוצר בתוך הארגון ומידע חיצוני. – מנהלים בכירים לא יכולים להסתפק במידע שנוצר רק בארגון, יש צורך במידע חיצוני. למשל- מחירי חומרי הגלם. אי אפשר לנהל את החברה בלי להיות מעודכן המחירים בבורסות העולם. כל מחירי חומרי הגלם נקבעים בבורסות עתידיות בשיקגו .  הנהלות בהרבה חברות צריכות לדעת את שערי המטבע,  מניות, חברות שעוסקות בנדל"ן חייבות לדעת מה את מחירי הדירות של מתחרים שלהם. כיום יש חברות שמוכרות מידע על הכול. כל המידע שדרוש לחברה. חברת ביטוח צריכה לעקוב על תוחלת החיים. חברה שצורכת מידע מתחברת למחשב של החברה הנותנת מידע וע"י כך משיגה את המידע. כמובן בתשלום.

מערכות ארגוניות

• מערכות ארגוניות – הכוונה למערכות מידע ארגוניות.
•  זו בעצם התפיסה המקובלת היום במערכות מידע. אם כי בשבוע הבא אנחנו נראה שיש עם זה גם בעיות. יש אנשים שבימים אלה אנשים המתנגדים לגישה זו- מערכות ארגוניות.

מה זה מערכות ארגוניות?

•  המצב לפני  שהיו מערכות ארגוניות- היה מצב של מערכות בדידות. הארגונים היו עובדים עם מערכות מידע בודדות. מערכת מידע שונה לכל מחלקה. (כספים, משאבי אנוש, וכו).
• איך זה קרה? ארגון שיש בו מיליונים של תנועות היה צורך במאות אלפי אנשים לבצע את כל הפעילויות. הבעיה היא- שלבן אדם יכול להיות טעויות. ומכונה אף פעם לא יכולה לטעות. עוד בעיה- היא הספק. מחשב עושה בשנייה אחת מאות פעולות.
• וכאשר הגיעו מערכות המידע- הצורת עבודה השתנתה.
• בהתחלה שמו מערכת מידע רק בהנהלת חשבונות. 
• שנתיים לאחר מכן, באותה חברה, היו המון בעיות במלאי. ואז החליטו לקנות מערכת מידע למחלקת מלאי.
• וכן הלאה בכל המחלקות. עד שנוצר מצב שבכל מחלקה יש מערכות מידע שונות.

הבעיה עם מערכות מידע בדידות:

• אי אפשר להעביר מידע ממערכת אחת למערכת השנייה . מכיוון שמערכת אחת היא מיצרן א והיא עם מערכת הפעלה מסוג א. ומערכת מידע אחרת היא מיצרן ב ומסוג ב. וכן הלאה. ולכן קשה מאוד ואפילו בלתי אפשרי להעביר מידע בין המערכות \ המחלקות. ובארגון הרי ידוע שחייבים להעביר מידע ממחלקה למחלקה. איך פותרים את הקושי הזה? כאשר יש לי מערכות מידע שונות במחלקת  כוח אדם ולמחלקת כספים. אני עושה- ממשק. = זה מה שיכול לאפשר לי להעביר נתונית מסביבה טכנולוגית אחת לסביבה אחרת.
• ממשק= זה תוכנית בממירה את הנתונים בסביבה אחת ותהפוך את זה כדי שהמערכת השנייה תוכל לעבוד עם זה.

הבעיה עם ממשק- 

• עולה המון כסף
• ונכנס עוד גורם בין המערכות השונות- כלומר מדובר ב-3 ספקים. אם יש תקלה הספקים יאשימו אחד את השני. ואף אחד לא יודה שהתקלה היא שלו.
• עוד בעיה- אם אחד הספקים מחליט לעבוד לגרסה אחרת אתה צריך לשנות גם את הממשק.
• 
  
• הארגון המודרני עובד עם תהליכים עסקיים, מה זה תהליך עסקי?
• יש לי ארגון והוא מייצר מעבדים, והארגון מקבל חומרי גלם ועושה מוצרים ומוכר ללקוחות. מגיע לקוח ורוצה לקנות משהו- הוא מגיע למחלקת מכירות. הלקוח רוצה 7000 מעבדים. הארון לא ייתן לכל אדם לעשות עסקה כזאת.
• מכיוון שארגון צריך לדעת שהוא יקבל את הכסף  בסופו של דבר. עם עיריית ירושלים  תפנה לאותה חברה ותהיה מעוניינת בעסקה גדולה  הארגון יעשה איתה עסקה מכיוון שהוא יודע שהוא יקבל ממנה את הכסף.
• כל הנתונים על איזה אשראי יש ללקוח ומה מסגרת האשראי שלו? כמה הוא חייב? מתי הוא קנה? כמה הוא קנה?
• כדי  לבדוק את הלקוח מחלקת מכירות צריכה להשיג את המידע ממחלקת כספים. וכדי לדעת האם יש לנו מלאי למכור אני צריך לפנות למחלקת מלאי. ואם חסר במלאי כדי לגעת מתי יהיה? צריך לפנות למחלקת ייצור. ועם חסרים לי חומרי גלם לייצור אני צריך לפנות למחלקת הזמנות. ולכן מערכות בדידות מפריע לתהליך העסקי. ולכן העולם הגיע למסקנה שיש בעיה להשתמש במערכות בדידות.
• כאשר יש לי מערכות בדידות , כל אחת היא נפרדת עם בסיס נתונים שלה. למשל- כל משרד מבקר המדינה זה בערך 500 עובדים. שעובדים עם מערכות מידע שונות. יש להם 6 מערכות שונות שבהם יש נתונים על עובדים. (שם פרטי, שם משפחה, מחלקה, דרגה, וכו). כלומר נתונים חוזרים על עצמם. בנוסף לכך, במשרד מבקר המדינה קיים מידע מאוד רגיש שאסור שהוא ידלוף .
• כאשר עובדת מתחתנת ומשנה את שמה יש צורך לשנות מידע בכל מערכת בנפרד. או כאשר אני רוצה להוסיף מידע על לקוח אני צריך לעבור על כל המערכות. זה לוקח הרבה מאוד עבודה. וזה מביא לכך שיש סתירות של מידע בין המערכות. חוסר של תיאום בין המידע במערכות. וכך הדוחות שיוצאים ממערכת אחרי כמה שנים מלאים בסתירות ביניהם.
• בעיות בניהול ספקי התוכנה- מערכות המידע מגיעות מספקי תוכנות. כאשר יש לי 50 מערכות בדידות בארגון אז יש לי 50 ספקים. כאשר יש לי יותר מדי ספקים מתחיל להיות לי בלגן. אני תחיל להתעסק רק עם ספקים ולא עם העבודה עצמה. ואז ככל שנכנסו יותר מערכות מידע לארגון זה התחיל להכביד עליהם.

ואז הגיעו אנשים שיצרו מערכת מידע אחת שיש בה הכול. והיא יעילה לכל המחלקות. ואז כל הבעיות שאמרנו  נפתרו . אין לי בעיה של תהליכים עסקים. אין לי בעיה של העברת מידע בין המחלקות. אין לי בעיה של כפילות בנתונים או סתירות של מידע. ואין  לי הרבה ספקים. אלא רק ספק אחד.